怎么做材料采购明细台账

怎么做材料采购明细台账

材料采购明细账是采购工作中的一部分，因为采购是较为繁琐的工作，往往在做账的时候觉得不够完善，而且容易出错，那么到底怎么做材料采购明细账呢？

材料采购明细包含以下要素：

1、序号

2、材料名称

3、品牌

4、规格

5、型号

6、参数

7、单位

8、数量

9、单价

10、合计

11、合同/订单名称

12、合同/订单编号

材料采购明细账每个要素的含义是什么呢？只有知道了意义，才知道怎么正确的去填写。

1、序号：是人为给材料排个顺序，目的是可以有效的进行定位和筛选材料。

2、材料名称：材料的专业名词，比如我们通常说的钢筋指的是螺纹钢，这里需要填写螺纹钢，而不是口语化的钢筋。

3、品牌：指材料的牌子，比如螺纹钢有鞍钢、首钢、酒钢等。

4、规格：指材料的外观尺寸，比如螺纹钢分9米长的和12米长的，需填写清楚。

5、型号：指材料的某种特性，用一定的数字、符号表示出来，比如HRB400 12*9，HRB400指的是型号为三级，12指的是公称直径12mm，9指的是螺纹钢长度为9米。

6、参数：是指除了规格型号以外的其他方面的要求，比如材质、比重等。

7、单位：指材料的换算计量，比如螺纹钢是以吨进行计量的。

8、数量：指材料的量，比如100吨螺纹钢，“100吨”指螺纹钢的数量。

9、单价：指材料单位数量的价格，比如HRB400 12*9的螺纹钢一吨4000元。

10、合计：是指材料数量和单价的乘积。

11、合同/订单名称：是指该材料所在合同的名称或订单的名称。

12、合同/订单编号：是指该材料所在合同的编号或订单的编号。

知道了要素和要素的含义，还需要特别注意几个容易出错的地方：

1、材料名称，材料名称是出错的重灾区，因为常常会将口语化名称进行填写，比如我们通常说的房间大门应该写入户门，通常叫的砖头应该写红机砖。

2、规格和型号，很多采购人员常常将型号和规格混淆，这里一定要特别注意，规格指的是材料的外观尺寸和大小，而型号是指材料的某种特性，在做账的时候一定要区分清楚，将型号与规格正确的区别、填写。

3、单价，单价填写往往最简单，又最容易出错，究其原因是采购材料种类太多，工作量大，高效率建立台账的时候，很容易出错，这就要求在登台账的时候一定细致，要有核对的习惯。

材料采购明细台账需分类建立，因为材料种类众多，且不可把不同大类的材料做成一本账，这样一方面会比较混乱，容易出错，另一方面也不便核查。需要按照大类进行建立：

第一类：办公用品类；

第二类：生产经营类，比如：企业生产需要的一些原材料，例如：钢材、混凝土、砖、沙、石、原木、电动机等等；

第三类：无形物资类：比如：IT咨询类、软件运营维护类等。

第四类：成品类：比如：加工好的桌子、椅子、洗衣机等等。

可以根据公司的具体情况进行材料分类，分类最关键的点是让台账更为清晰明了，给入库、结算、付款以及相关事宜提供便利。

那么掌握了材料采购明细账的要素、要素的含义、需注意出错的地方以及台账分类之后，就可以进行建立材料采购明细台账了。最后需要注意的是建立材料采购明细台账，一定要养成复盘的好习惯，确保每一笔台账都是无误的，因为台账量巨大，一旦出错，排查起来很花时间，费神又费力。

ECXEL建立材料采购明细账更为方便、快捷，有利于快速查账和核对，建议使用EXCEL进行材料采购明细账的编辑。