如何进行电脑文件管理

如何进行电脑文件管理

一套科学的电脑分类方法及命名方法，能让文件清晰列放，无论是使用、存放、查找，都非常高效。个人在使用时，应不断加以完善，形成系统，从而极大的提高自己的工作效率。但是每一个人都有自己的习惯，只有符合自己的使用习惯才好，而且，从事的工作不一样，也有很大的差异性，例如人力资源和程序开发人员的文件分类就差别很大。

我在这里纯碎是把自己的所思所想整理出来，帮助自己梳理大脑，让自己的思路更加清晰。

Part One计划及回顾

古人云：凡事预则立，不预则废。这是最重要的部分，所有的工作都开始于这里。

记得在2010年的时候，我曾经看到有些书中提到，每天话5-10分钟的时间来制定当天的计划，那时候的我傻的可笑：怎么可能？制定计划怎么可能那么快？

那时候我完全没有意识到里面所提到的日计划是建立在周计划之上，周计划则建立在月计划之上，月计划则建立在年计划之上，而年计划则建立在3-5年的中期规划，3-5年的中期规划则建立在10-20年的长期计划上面。真正做到中长期规划的人不多，但基本上年度计划还是有的，只要有清晰的年度计划目标，再分解到月，那么制定每天的计划是一件非常轻松的事情。

@制定每日计划注意事项：

切忌太细化

制定计划的时候，切忌复杂，太细化，这个是我以前经常犯的毛病，好不容易花了不少时间把自己做事的步骤安排好，结果被领导一声令下，计划完全打乱；又或者是事件在处理中出现突发状况。

我们只需要简单的一句话把事情说清楚，自己明白，时间大概安排下即可，例如：

切忌把时间排的太满

以前往往笨的要命，在做计划的时候，生怕事情不够多，拼了命的往计划表里面排，把日程表塞的满满的，结果每天都没法完成任务，给了自己很大的挫败感，而且事情也没办好。现在想来这样的心态有点浮躁。其实，只要自己保持着即使是每天能做好3-5件事情，那也是很了不起的事情了，总比心里琢磨着一大堆事情，结果一件都办不好要好得多。

每天的计划要有重点

1-3-5原则是每天安排工作的利器，它告诉我们一个很重要但是很浅显的道理：工作要有重点。

1——代表着每天重点关照的事情，时间管理学中经常提到的每天吃一个青蛙，这个1就是最大而且是必须吃掉的那个，一定要毫不手软的坚决干掉。

3——代表着难度不会太高，但是需要动用一定头脑、应用一些技巧才能处理的事情；

5——代表着毫无技术含量，完全是例行公事，照章办理。

如上图：橙色代表的是今天必须吃掉的青蛙，而青色部分则代表着今天比较重要的事情，白色部分则是轻松即可处理的事情。

每天安排这样计划很重要，不但有助于把提高你绩效的工作及早完成，更重要的是培养重点优先的思维。短期内可能看不出效果，但是只要能坚持1个月，你会发现完成工作其实是一件非常轻松的事情。

Part Two学习成长

这是必不可少的部分，现在大多数企业都要求个人的学习成长，自己也肯定不能不求上进，苟且偷生，而是应该迎难而上，奋起直追，否则也只能被淘汰掉。这部分比较简单，大致分为：

Part Three工作用资料

这部分主要是完成日常工作所需要用到的工具，打个比喻，就是家里面的那个杂货工具包，基本上除了专业工具，就往里面扔了。

Part Four HR基础资料

这部分是最基础但却是最重要的内容，没有之一。

所有的人力资源工作均以此为基础，里面包括了日后开展各项工作所需的所有政策、业务流程及要求等基础资料，必须尽可能齐备，且清晰放置，以便于查看和引用。

Part Five工作内容分类

这部分文件的分类是重中之重，分类的方式、方法，直接体现了处理事情是否有条理。

参考《人力资源成为战略业务伙伴》一书中的工作分类，我大体上把自己的工作内容分为三类：

样分类的好处就是让我自己更加有意识的把自己的工作进行分析和价值评估，让自己把最多的资源投入都最有价值的工作当中去。用最快的速度，或者是更加有效的方式来处理价值最低的事情，例如面对个人事务时，可以通过设定固定模板、整理常见问题、集中时段处理等方式；

我觉得这个原理除了人力资源可以应用之外，别的专业大致也可以这样分，可以驱使不断优化自己投入精力和时间的比例。

本人觉得人力资源的三驾马车的方式，远比以前的六大模块来的高大上。

六大模块属于一刀切的方式，把所有的事情都提到了一个令人尴尬的“高度”，结果大家都成了矮子，找不到突破口的话，只有大家一起被埋葬。三驾马车则把人力资源工作分为三个层次，清晰的告知企业家们价值所在。

工作文件管理，是每个人工作必须碰到的事情。

可能很多人可能比较优雅的告诉我们，他们就喜欢乱，我们找不到不代表他们找不到，但是我想说的是文件管理仅仅是一个表象而已，真正藏在后面的是您对待工作的态度，以及您对你自己从事工作的理解究竟到那种程度。

在这里共勉之。

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