如何较好的组织会议

如何较好的组织会议

本经验为笔者基于多年工作中的上百次会议组织总结出来的，供参考，可避免会议组织不充分导致无法顺利开会。

会议准备：

1.会议时间至少提前三天确定；

2.会议通知至少提前2天发出，建议使用Outlook的日历Calenda可查看参会人员是否有其他会议安排，避免冲突，有条件的可以查阅会议室的使用情况；

2.会议通知包含会议主题、会议议程、时间、地点，建议邮件明确哪些是必须参会人员、哪些是可选参会人员；

3.会前2天确认是否需要打印桌签、是否准备茶水点心等并按需准备；

4.会前1天打印会议签到表，准备白板、油性笔、激光笔等

5.会前3~4个小时给参会领导或者嘉宾发送邮件、短信提醒；

6.会前3小时检查会议室投影仪、话筒、音响、话筒电池等设备是否正常；

检查插座、笔记本电量等；

7.会前2小时完成会议材料收集并锁定演示版本；

8.确认是否打印会议材料及数量；

会议准备：

开始前半小时

1.电脑设置为免打扰模式 2.退出无关软件，如：Skype和Outlook、微信等 3.关闭无关Office文件及无关文件夹，桌面清理干净，文件可统一放到一个文件夹；

会议开始：

1.确认参会人员及签到；

2.按议程开会；

3.完成会议记录，明确到负责人和完成时间；

会议结束：

1.清理白板的会议讨论内容；

2.关闭投影仪、话筒、音箱等设备；

3.清理会议室，含会议桌椅及清洁（含文件、水杯、食物等）；

4.会议24小时内完成会议纪要发布；

5.按会议纪要要求完成时间跟踪负责人完成情况并进行通告并于下次会议开始时回顾完成情况。